Você já ouviu falar em gestão de fornecedores? A prática é, sem dúvidas, uma das atividades mais importantes para o bom desempenho de um negócio. Quando pensamos em varejo, ela é ainda mais necessária, uma vez que a maior parte das empresas desse segmento lida com diversos fornecedores em sua rotina.

Caracterizada pelo controle, organização e avaliação do conjunto de empresas que prestam algum tipo de serviço para o negócio, a gestão de fornecedores é fundamental para garantir que o estabelecimento funcione sem problemas, além de trazer diversos outros benefícios que impactam em sua lucratividade.

O controle adequado permite compreender quais fornecedores não falham com suas promessas, entregam serviços de qualidade, são flexíveis e ajudam o negócio em momentos de necessidade e, principalmente, quando é o momento de buscar novas parcerias.

Pensando nisso, colocamos abaixo as melhores práticas para desenvolver uma gestão de fornecedores eficiente, garantindo todos esses benefícios para o seu varejo. Confira!

Escolha fornecedores estratégicos

O primeiro passo para uma gestão eficiente de fornecedores é fazer a escolha dessas empresas de forma correta. O ideal é que elas sejam vistas como parceiras do seu negócio e ofereçam garantias, como:

  • produtos e serviços de qualidade;
  • capacidade de produção superior à demanda da empresa;
  • prazos e cronograma de entrega similar ao buscado;
  • preço competitivo;
  • flexibilidade para negociações.

Os melhores fornecedores são aqueles que estão dispostos a construir uma parceria com a empresa, fazendo transações em que os dois lados são beneficiados. Assim, o seu estabelecimento consegue preços competitivos e aumenta sua margem de lucro.

No caso dessa relação ser positiva, a empresa também pode contar com seu fornecedor em momentos de crise. Como exemplo, podemos citar duas situações:

  • quando a demanda ultrapassa a previsão e pedidos com urgência são exigidos;
  • quando o estoque está acima do máximo e é necessário fazer devolução de itens.

Faça um controle eficiente de custos

Como todo varejista sabe, uma boa gestão envolve o controle de custos. Isso não é diferente quando falamos de fornecedores, que precisam ser avaliados não apenas em questão de seus preços praticados, mas também no custo total que representa à empresa.

O ideal é fazer um acompanhamento detalhado do preço dos itens comprados, sempre comparando esses valores ao restante do mercado. Muitos fornecedores conquistam seus clientes com promoções e descontos iniciais. Porém, com o passar do tempo, acabam se tornando mais caros que outras opções — o que reduz a lucratividade do seu estabelecimento.

Uma dica muito utilizada é o uso de contratos de parcerias de longo prazo, onde o fornecedor se compromete à oferecer o menor preço do segmento ou, no mínimo, ter limites de percentual de aumento no período. Essa prática dá garantias de estabilidade de custo para a empresa.

Por fim, não se esqueça de considerar a qualidade de seus fornecedores e os serviços adicionais providos por ele. Nesse sentido, mesmo que você encontre fornecedores alternativos no mercado, com preços melhores, certifique-se de que eles oferecem a mesma qualidade em seus produtos, possuem capacidade de produção adequada e estão dispostos e oferecer condições similares para o seu negócio. Afinal, se o fornecedor atual é flexível e aceita pedidos de última hora, é importante que o novo também faça isso!

Mantenha um relacionamento positivo

Como falamos, é importante buscar por fornecedores que atuam como parceiros do seu negócio, garantindo mais benefícios para a empresa. Porém, o sucesso dessa relação também depende da sua atuação, sendo um cliente de qualidade.

Nesse sentido, é indicado que se realize uma boa gestão de fornecedores e se administre os pagamentos, evitando atrasos. Garanta também a troca de informações de qualidade, fazendo pedidos dentro do período ideal. Emergências acontecem, mas não devem se tornar rotina.

Em momentos de frustrações, não fale mal do fornecedor para outros profissionais do mercado e procure resolver os problemas dentro do relacionamento.

Realize avaliações de desempenho dos fornecedores

Outro ponto trazido anteriormente é a necessidade de avaliar o desempenho dos seus fornecedores. Essa é uma atividade fundamental para a gestão de fornecedores e deve ser feita pela análise e acompanhamento de indicadores de resultado, como:

  • preços praticados vs. mercado;
  • taxa de aumento de valores;
  • custo total do fornecedor para a empresa;
  • nível de serviço prestado;
  • índice de não conformidades (extravios, pedidos de troca e avarias).

O ideal é monitorar esses indicadores de forma contínua, identificando se eles seguem o que foi estabelecido em contrato e se atendem as estratégias pré-definidas da empresa. Caso sejam identificados problemas e pontos que podem ser melhorados, é importante analisar possíveis causas e soluções. Por exemplo, um fornecedor que atrasa muito deve modificar seu sistema logístico para garantir o prazo e a qualidade do serviço.

Uma forma de estimular o bom desempenho desses fornecedores é adotar políticas de ônus ou benefícios em seus contratos, ou seja, quando os itens acordados não forem cumpridos — como entrega dentro do prazo ou taxa máxima de produtos defeituosos —, podem ser aplicadas penalidades para o negócio. O mesmo é válido quando eles desempenham suas funções de forma satisfatória, estabelecendo maneiras de reconhecer e bonificar o fornecedor.

Invista em tecnologia

A maneira mais simples de fazer a gestão de fornecedores é usando a tecnologia como aliada, por meio de um sistema de gestão de varejo automatizado e digital. Existem diversas opções de softwares que facilitam todas as atividades citadas anteriormente, realizando desde o cadastro e controle de fornecedores, até a previsão de pedidos e gestão de pagamentos.

Com um software de qualidade, a empresa consegue otimizar a gestão de fornecedores e outras frentes do negócio, como logística de produtos, controle de estoque e gestão financeira. Além de construir relações mais positivas, o estabelecimento também ganha em organização e produtividade.

Fica evidente que realizar essa prática é importante para o sucesso de qualquer empresa, especialmente para as varejistas. Para fazê-la de forma eficiente é preciso organização, planejamento e dedicação, bem como da ajuda de ferramentas que facilitam as atividades envolvidas.

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