Você sabe o que é uma nota fiscal? Você sabe a importância que uma nota fiscal tem para as empresas ou mesmo como você pode fazer para emiti-las?

Essas são questões muito pertinentes que a maioria dos empresários, em especial os pequenos, se fazem. Afinal, muitos não entendem bem como funciona esse documento.

Para sanar essas dúvidas, hoje a RCKY decidiu escrever este artigo explicando tudo que é necessário saber a respeito das notas fiscais. Continue lendo para entender mais.

O que é nota fiscal?

De forma bastante resumida, uma nota fiscal é um documento utilizado para comprovar uma venda. Toda venda de produto ou serviço precisa ser acompanhada dela.

No caso, apenas empresas com um CNPJ válido e um certificado digital podem emitir notas fiscais. Sendo este um documento essencial para pagamento de tributos.

De acordo com a legislação brasileira, todos os tipos de empresa, com exceção da MEI (Microempreendedor Individual), devem emitir nota fiscal ao vender produtos e serviços.

No caso da MEI, ela só é de fato obrigada a emitir o documento se ela estiver prestando serviços para uma outra empresa. Apesar da não obrigação, é recomendável emitir.

Qual é a função da nota fiscal?

A funcionalidade principal de uma nota fiscal é assegurar ao consumidor que um produto ou serviço que ele esteja adquirindo seja original e tenha garantia para troca ou devolução.

Produtos ou serviços vendidos por empresas que não são acompanhadas de nenhum tipo de nota fiscal, não possuem garantia e podem causar prejuízos irreversíveis às pessoas.

Em outras palavras, este documento serve para dificultar a circulação de produtos contrabandeados e serviços clandestinos. Todavia, ainda há muitas empresas irregulares.

Outra utilidade que o governo vê na nota fiscal é poder ter uma noção mais real a respeito do faturamento médio das empresas do país, inclusive dividido por setores e segmentos.

Os tipos de nota fiscal

Não existe apenas um tipo de nota fiscal. Na realidade, existem três tipos. Cada um deles específico para um determinado tipo de empresa. São elas:

  1. Nota fiscal eletrônica (NF-e): Para comercialização de produtos;
  2. Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): Para prestadores de serviços;
  3. Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e): Substituta do cupom fiscal.

Agora vamos falar um pouco mais a fundo sobre cada uma delas.

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

O modelo mais comum de nota fiscal e específico para comercialização de produtos. Sua utilidade é documentar toda a circulação de mercadorias que acontece no país.

O mais comum é encontrar esse tipo de nota fiscal quando se adquire um produto por um e-commerce, pois estes devem ser despachados com o documento impresso e anexo.

Para fazer a emissão da NF-e é preciso cadastrar a empresa no posto fiscal estadual e, então, receber a permissão para fazer a sua emissão.

2. Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é um tipo de nota mais usada por profissionais liberais, tais como arquitetos, engenheiros, advogados, médicos e vários outros tipos de prestadores de serviço.

O seu uso também tem como objetivo recolher das transações comerciais de um serviço o imposto chamado de ISS (Imposto Sobre Serviço), com alíquota variando entre 2% e 5%.

Lembre-se também que o infoprodutor, aquele comerciante que vende produtos inteiramente digitais como cursos, também é obrigado a emitir nota fiscal.

3. Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é a nota fiscal menos utilizada, já que ela foi criada apenas em 2015, como substituta do cupom fiscal, com a sua obrigatoriedade variando de estado para estado.

Inclusive, o primeiro estado a aderir a NFC-e foi o Acre. Por conta da pandemia, todavia, muitas regiões acabaram atrasando a sua aplicação, que durou até 2021.

A razão para se ter criado esse tipo de nota fiscal foi para substituir os cupons sem validade fiscal que eram emitidos por lojistas e restaurantes. Ela também é bem usada para controlar o fluxo de caixa.

Como se faz a emissão da nota fiscal eletrônica?

A primeira coisa que deve ser considerada, é qual tipo de nota fiscal é a mais correta para o seu negócio. Por exemplo, se estamos falando de um pequeno comércio, NF-e.

Do mesmo modo, se for uma empresa que presta serviços, então a nota correta é a NFS-e. Por outro lado, em um restaurante pode ser interessante emitir a NFC-e.

O próximo passo é fazer o cadastro da sua empresa no órgão adequado de controle, que pode ser tanto a Secretaria da Fazenda Estadual ou mesmo a prefeitura local.

Com o cadastro concluído, a empresa vai receber orientações a respeito de como fazer uso do sistema local de emissão de notas, que é diferente para cada cidade ou estado.

Na maioria dos casos estes sistemas do governo tendem a ser complexos e o processo de utilização dependente de muitos inputs manuais. Mas você sabia que há alternativas a isso?

Essas alternativas são os softwares de gestão e controle de empresas que possuem integração com os sistemas do governo e com isso acabam automatizando o processo.

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  • Integrada com financeiro: Com o registro de todas as vendas no sistema, relatórios de controle financeiro ricos em dados relevantes são emitidos;
  • Organização: Todos os arquivos fiscais das vendas e notas fiscais eletrônicas são organizadas pelo separador fiscal e são enviadas a contabilidade por e-mail;
  • Facilidade de preenchimento: Todas as informações que o negócio precisa para emitir documentos fiscais podem ser incluídas com facilidade, gerando agilidade.

De forma geral, além da empresa não ter mais problemas com nota fiscal, a sua administração se torna muito mais eficiente e lucrativa.

Gostou de aprender sobre notas fiscais? Então aproveite para conversar com a RCKY pelo whatsApp e tire todas as suas dúvidas a respeito do nosso sistema!

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