A gestão de produtos é uma das atividades fundamentais para qualquer varejista. Ela impacta nos resultados do negócio, número de vendas, lucratividade e até mesmo na satisfação dos clientes. Por isso, é muito importante saber como fazer uma planilha de controle de estoque e usá-la com eficiência.

Essa ferramenta é uma ótima opção para pequenos e médios varejistas que ainda não possuem o capital necessário para investir em sistemas de automação. Com um pouco mais de trabalho e mão de obra, é possível que ela facilite o controle de entrada e saída de produtos, ajudando em decisões de compra de mercadorias e ações estratégicas de negócio — como queima de estoque ou troca de fornecedores.

Pensando nisso, colocamos abaixo um passo a passo de como fazer uma planilha de controle de estoque para o seu negócio e aproveitar os benefícios dessa ferramenta. Acompanhe!

Tenha o conhecimento necessário

Primeiramente, existem dois assuntos que você deve dominar para criar uma planilha de estoque eficiente. São eles:

  1. Excel: no mínimo, é necessário saber criar planilhas, fórmulas básicas, automações, regras de cores, alertas e gráficos;
  2. gestão de estoque: compreender como são feitos os processos de entrada, saída e controle dos itens.

Se você não entende nada de Excel, o tempo para criar uma planilha eficiente será enorme e as chances de frustrações também. Por isso, encontre alguém do time que domine a ferramenta para que o processo seja otimizado.

Além disso, a planilha é uma ferramenta feita para ajudar nas decisões de negócio, mas seu uso é majoritariamente feito por profissionais que trabalham com a gestão de estoque. Dessa forma, é fundamental que alguém desse time esteja presente, indicando a melhor forma de organizar um processo de coleta de dados que se alinhe aos processos feitos pelo time, caso contrário a produtividade da equipe será baixa.

Comece com a entrada de produtos

Uma planilha básica de gestão de estoque deve conter quatro abas principais:

  1. entradas;
  2. saídas;
  3. cadastros;
  4. controle.

Começando com a primeira delas, a área de entrada pode ser feita como uma grande planilha, onde cada linha contará com uma unidade única de produto ou SKU. As colunas em sua frente devem ser organizadas contendo informações fundamentais para o controle do estoque. Entre elas, estão:

  • categoria do produto;
  • código de controle;
  • tipo de unidade de medida;
  • data da compra com dia, mês e ano;
  • prazo de validade (se aplicável);
  • total de unidades compradas;
  • total de unidades que haviam em estoque anteriormente;
  • total de unidades após a compra;
  • dados do fornecedor como nome e contato;
  • valor por unidade;
  • valor total da compra.

A ordem das colunas depende da preferência de cada profissional. Entretanto, é indicado que as informações sobre valor total da compra e total de unidades atual fiquem ao final, em destaque.

Crie o ambiente de saídas

Agora, vamos organizar a aba de saída de produtos. Assim como o item anterior, as linhas devem ser usadas para os produtos e as colunas para as informações de controle. Sendo elas:

  • categoria do produto;
  • código de controle;
  • tipo de unidade de medida;
  • data da saída com dia, mês e ano;
  • prazo de validade (se aplicável);
  • total de unidades retiradas;
  • total de unidades que haviam em estoque anteriormente;
  • total de unidades após a saída de itens;
  • dados do fornecedor como nome e contato;
  • motivo da saída.

Colocar uma coluna com o motivo da saída de produtos do estoque é importante para avaliar a perda de produtos, afinal, muitos estabelecimentos acabam retirando produtos do estoque porque ultrapassaram o prazo de validade ou por danificações.

Além disso, os dados de entrada e saída do mesmo item devem ser compatíveis nas duas abas, ou seja, eles devem ser identificados da mesma forma. Para isso, é indicado criar uma área de cadastro de referência e automatizar o preenchimento de alguns itens — falamos disso no próximo tópico.

Desenvolva uma área de cadastros de referência

Para uma empresa que trabalha com dois ou três produtos, preencher as informações todas as vezes que fizer uma entrada ou saída é relativamente fácil. Porém, imagine fazer isso para 20, 30, 50 ou 100 itens?

Fica complicado ter tempo para fazer esse controle e as chances de algo ser digitado errado e comprometer as informações são enormes! Por isso, ao fazer uma planilha de controle de estoque é indicado incluir uma nova aba com um ambiente de cadastro de referência. 

Basicamente, é um local que você cria diversas planilhas com informações que serão usadas repetidamente em outras abas, como os próprios nomes dos produtos, seus códigos e categorias, tipos de unidade de medida, motivos de saída e os dados dos fornecedores. 

Essas informações devem ser usadas para criar listas suspensas que facilitam o preenchimento das outras abas. Outra forma de facilitar o controle é criando macros que preenchem certos campos, condicionados a uma única informação. Por exemplo, com o nome do produto, o código, fornecedor, unidade de medida e estoque anterior são atualizados automaticamente.

Crie a aba de controle

A próxima aba a ser criada é a de controle. Esse ambiente é majoritariamente da gestão e deve ser usado para a tomada de decisões, como a realização de compras, queima de estoque ou mudanças de fornecedores.

Para isso, é necessário organizar os produtos em linha e as informações a serem analisadas em colunas. Entre elas, estão:

  • estoque mínimo de segurança;
  • estoque máximo;
  • estoque atual;
  • giro do produto;
  • saída por desperdícios;

Com esses dados é possível acompanhar a entrada e saída de cada item, identificando quando é necessário realizar novos pedidos. Com o giro, fica mais simples determinar qual o estoque mínimo de segurança e fazer uma programação que diminui a perda por prazos de validade e, consequentemente, reduz custos.

Nesse ambiente também é indicado criar análises com gráficos, apresentando, por exemplo, a evolução dos gastos com cada item, desperdícios e transações com cada fornecedor. 

Realize automações

Uma forma de organizar e facilitar as análises do ambiente de controle é a inclusão de regras e automações dentro da planilha, como alertas de necessidade de compras, realização de queima ou alteração de cores das células para indicar um cenário positivo ou preocupante.

Uma planilha bem feita facilita o controle do estoque e sua gestão, gerando melhores resultados para todo o negócio. Claro que num cenário atual, o mais indicado é procurar por um sistema automatizado, que não exige esse nível de trabalho. Porém, para empreendedores que estão começando, essa é uma ótima ferramenta temporária.

Gostou de saber como fazer uma planilha de controle de estoque para o seu negócio? Então confira agora tudo que você precisa saber sobre um sistema de gestão e veja como essa é outra ferramenta importante para sua empresa!

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